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Marquage et étiquetage

Une fois l'entrée de l'objet dans la collection sanctionnée par son inscription dans le catalogue, un numéro d'inventaire lui est attribué et ne doit plus le quitter. Celui-ci fait le lien entre la pièce et les informations qui s'y rapportent. Le numéro doit être fixé à l'objet ou inscrit directement sur celui-ci. Les méthodes utilisées pour étiqueter et marquer les objets sont variées – il n'existe pas toujours de consensus à cet égard chez les professionnels. Les solutions varient notamment en fonction des catégories d'objets et de leur matériaux constitutifs. Toutefois, certaines règles générales sont valables pour tous les biens culturels.
 
Il est important de réfléchir à une méthode sûre, qui prenne en compte deux paramètres essentiels et   a priori contradictoires : l'opération de marquage ou d'étiquetage ne doit pas endommager l'objet mais le numéro doit être fixé solidement ou marqué durablement afin d'éviter qu'il ne disparaisse accidentellement ou qu'il puisse être enlevé ou effacé trop facilement. Pourtant, ce processus doit être réversible, le numéro doit en toute rigueur pouvoir être effacé, volontairement cette fois, sans laisser de traces permanentes sur l'objet. Si celui-ci est constitué de plusieurs matériaux, on choisit l'endroit le plus adapté à la méthode utilisée. Pour ces raisons, il est impératif de connaître les propriétés des produits utilisés, et avoir recours en cas de doute aux conseils d'un conservateur-restaurateur.
 
En ce qui concerne l'emplacement du marquage sur l'objet, on sera attentif à ce que le numéro puisse être repéré facilement, sans manipulations inutiles, tout en n'étant pas nuisible à l'aspect extérieur de l'objet ou directement visible lorsque l'objet est exposé ou photographié. Le numéro doit être facilement lisible. Dans la mesure du possible, il doit toujours figurer au même endroit sur le même type d'objet pour éviter d'avoir à le retourner dans tous les sens. Pour la même raison, les objets lourds, fragiles ou encombrants peuvent être marqués à différents endroits, ou encore l'inscription peut être doublée d'une étiquette fixée par un lien. Si un objet est emballé ou conservé dans une boîte, le numéro doit être répété sur l'emballage ou la boîte. Lorsqu'on est confronté à une pièce composée de plusieurs parties, chacune d'elles doit être marquée. Les petits objets n'offrent pas toujours la surface nécessaire au marquage, il faut dès lors faire figurer le numéro sur la boîte ou sur l'emballage dans lequel l'objet est conservé. 
 
Du point de vue des méthodes, l'étiquette en carton attachée par un lien est ce qui est le moins susceptible d'endommager l'objet. Les composants de l'étiquette doivent être neutres (sans acides) afin que celle-ci ne soit pas nocice pour les matériaux constitutifs de l'objet. Néanmoins, une étiquette est plus facile à perdre et on préfère souvent, lorsque c'est possible, le marquage direct, pour des raisons de sécurité. On utilise généralement des caractères noirs sur fond clair, des caractères blancs sur fond sombre ou encore des caractères rouges qui peuvent souvent convenir. 
 
  • Pour des objets en bois ou en métal, le numéro ne peut jamais être gravé dans la surface de l'objet, ni être reporté sur une plaquette vissée à l'objet. Les étiquettes adhésives (sans couche protectrice), les étiquettes Dymo, le papier collant sont à proscrire sur toutes les surfaces car elles peuvent laisser des traces de colle. 
  • Pour les surfaces dures, le numéro est inscrit à l'encre non acide et soluble à l'eau ou à la peinture acrylique. Une couche de vernis acrylique est préalablement appliquée sur la surface nettoyée et une seconde couche est appliquée sur le numéro pour le protéger.
  • Pour le papier, le numéro est inscrit avec un crayon assez gras et non avec de l'encre, en veillant à ne pas trop appuyer sur le support. 
  • Pour les textiles, les étiquettes attachées à l'aide d'une aiguille ou d'une épingle sont à proscrire, de même que la peinture ou l'encre. Une étiquette en tissu, pré-numérotée, est cousue par quelques points fins.
  • Les surfaces peintes ou laquées ainsi que les matières plastiques requièrent certaines précautions car le marquage pourrait produire une interaction négative avec les matériaux constitutifs des objets. 
 
Les règles générales ou particulières concernant l'étiquetage ou le marquage des objets doivent être consignées dans un document à disposition de toutes les personnes qui peuvent être amenées à effectuer cette opération.