Une base de données est un ensemble structuré d'informations non-redondantes dont l'organisation est régie par un modèle de données, un modèle de fiche. La base de donnée gère et donne accès à toutes les informations jugées pertinentes rassemblées sur les objets. Les avantages de l'informatisation sont nombreux : rapidité et automatisation des tâches répétitives, fiabilité et précision, vérification des utilisateurs (droits d'accès), recherche plus aisée, sauvegarde... En outre, les bases de données relationnelles permettent de lier différents fichiers à la fiche d'inventaire, telle qu'une base « auteur » (qui reprend toutes les informations rassemblées à propos de l'artiste, du créateur, de l'inventeur), une base documentaire, une base photographique etc. Les données qui sont modifiées à un endroit se reflètent partout où les données liées apparaissent. En ce qui concerne directement la conservation préventive, il est utile de lier à l'inventaire un fichier, le
dossier de l'objet, contenant les constats d'état des œuvres et des objets et permettant d'en suivre efficacement l'évolution.
Les musées qui font l'effort d'informatiser leur inventaire sont de plus en plus nombreux, bien que ce soit une tâche souvent colossale qui nécessite des moyens importants. L'équipement demande un certain investissement mais ce qui est coûteux, c'est le temps de travail des personnes affectées à cette tâche. Afin d'aider les institutions muséales à s'équiper et à se lancer dans ce vaste chantier, la Communauté française de Belgique a initié depuis 2001 le projet AICIM [http://www.aicim.be/] (Accès informatisé aux collections des institutions muséales). Une
fiche minimale a été proposée, reprenant les informations de base qui peuvent être communes et exportables pour toutes les catégories d'objets présents dans les musées. Il est conseillé à chaque musée d'adapter ensuite ces recommandations minimales à ses propres besoins.
