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Visibilité, localisation

Pour pouvoir aisément localiser une pièce, il faut que son emplacement soit correctement inscrit dans sa fiche d'inventaire et que l'organisation et la signalétique de la réserve soient claires et sans équivoque : les allées doivent être numérotées, de même que les étagères et les niveaux des tablettes, les meubles, les casiers de rangement etc. Les emballages et les caisses doivent être étiquetés, les objets marqués. Des fiches de manipulation peuvent aider à retrouver facilement un objet dans une caisse qui en rassemble plusieurs. Tout passage et tout mouvement d’œuvre doit être inscrit dans un cahier journalier ou sur une fiche informatique. Chaque fois qu'un objet est déplacé, le nouvel emplacement est mentionné dans la fiche d'inventaire ; un objet dont le déplacement n'est pas répertorié est un objet perdu! Idéalement, il faut qu'à partir du moment où un objet est identifié via sa fiche d'inventaire, le temps d'accès à la pièce ne dépasse pas 5 minutes. Pour cette raison, il faut éviter de surcharger les étagères et le mobilier de rangement, de manière à devoir déplacer le moins d'objets possible avant de pouvoir saisir l'objet recherché. Il est, de ce point de vue, utile de ne pas emballer les objets dans des contenants opaques mais de les protéger par un simple feuille de plastique transparent (Melinex ou Mylar, par exemple) de manière à ce qu'ils restent bien visibles. Cela n'est pas possible pour les collections les plus fragiles, en particulier celles qui sont sensibles à la lumière.