Répertorier les objets appartenant à la collection du musée est une obligation juridique et morale pour le conservateur. Il est indispensable que le musée dispose au minimum d'un registre d'entrées pour mentionner les acquisitions, ce qui permet de justifier leur origine et leur assure ainsi une stabilité juridique. Ce recensement, consigné généralement dans un livre relié, aux pages numérotées, est souvent établi selon un ordre chronologique, au fur et à mesure de l'entrée des objets dans la collection. Le musée a la possibilité d'inscrire temporairement dans ce registre un objet qui entre sous forme de
don; il peut être utile de prendre le temps de vérifier que l'objet a bien sa place dans la collection, qu'il s'insère dans le projet muséal avant de le refuser, de l'accepter en tant que prêt ou dépôt ou de l'inscrire définitivement. L'inventaire sanctionne alors de façon irréversible l'entrée du bien au sein de la collection, selon le principe de l
'inaliénabilité. Cet inventaire de base, de nature administrative, facilite la gestion des collections et permet d'en vérifier périodiquement l'état, notamment lors du
récolement. Le but de l'inventaire est de gérer adéquatement les objets et l'information qui s'y rapporte.
Différents types d'objet constituent la collection et doivent être inventoriés : les œuvres et objets de collection, de toutes natures, mais aussi les spécimens, les documents, les archives (papier, film, enregistrement sonore)... Parmi ceux-ci, certains ont un statut documentaire au moment de leur entrée au musée. Il arrive que la qualification d'un document change avec le temps : une photographie, par exemple, arrivée au titre de documentation dans l'institution, peut acquérir le statut d'objet de collection à part entière. Dès ce moment, elle doit être inventoriée et marquée en suivant les procédures. Enfin, les
dépôts, les
prêts doivent également être inventoriés.
