La conception et la réalisation d'une exposition rassemblent généralement plusieurs intervenants. Dans les petites structures, le montage d'une exposition peut être pris en charge par une seule personne, qui produit le contenu scientifique, sélectionne et met en place les objets, assure le suivi administratif et promotionnel de l'événement. Mais le plus souvent, il s'agit d'une entreprise collective, qui rassemble le conservateur et d'autres membres du personnel (animateur, préparateur, technicien, ouvrier...) ou des intervenants extérieurs (scénographe, graphiste...). Ces différentes personnes collaborent au projet selon leurs compétences propres, et certaines d'entre elles n'ont aucune connaissance dans le domaine de la conservation préventive, bien que leur intervention concerne directement les conditions de présentation des objets. Le scénographe, en particulier, est particulièrement impliqué, par le choix des matériaux, le design du mobilier, les peintures et revêtements, l'éclairage... Il est dès lors indispensable de désigner une personne (conservateur, régisseur, conservateur-restaurateur...) chargée de
communiquer et d'expliquer ce concept de manière à ce que chaque personne collaborant au projet se montre respectueuse et responsable des collections, quelle que soit sa fonction et son implication dans le projet. Dans la mesure où l'on envisage la conservation préventive comme une
approche globale, il est important que toutes les personnes concernées de près ou de loin par l'exposition de collections soient informées et comprennent le rôle qu'elles ont à jouer dans ce domaine.
