Après avoir localisé les œuvres et les objets qui peuvent compléter la collection du musée à l'occasion d'une exposition temporaire, une demande, sorte de lettre de motivation, est adressée à la direction du musée, ou directement à la personne chargée de gérer les prêts et le mouvement des œuvres et des objets. La lettre doit de préférence présenter l'institution demanderesse et son statut juridique, le type et le thème de l'exposition. L'intérêt scientifique et l'audience attendue d'une exposition, de même que la réputation d'une institution, d'un commissaire voire d'un partenaire, apparaissent comme des arguments importants, même s'ils ont peu de rapport avec la conservation préventive, pour convaincre le musée prêteur de laisser circuler une œuvre ou un objet s'il est dans un état jugé suffisamment bon. La demande désigne, le plus précisément possible (en donnant le numéro d'inventaire s'il est connu du demandeur), les oeuvres souhaitées.
La demande de prêt peut spécifier qu'en cas d'indisponibilité d'un objet ou d'une œuvre, ou dans l'hypothèse où la pièce est trop fragile pour être prêtée, une autre pièce pourrait être proposée, pour autant qu'elle soit également représentative au regard de l'exposition. Par ailleurs, le musée emprunteur peut aussi s'engager à prendre à sa charge une intervention de consolidation ou de restauration d'une pièce endommagée ou fragile. Cela peut dès lors être considéré comme une bonne opportunité pour le musée prêteur.
La lettre doit également mentionner les conditions de conservation offertes par l'institution demandeuse, notamment par l'ajout du facility report qui en fait état. Outre l'infrastructure, l'environnement et l'équipement, le personnel disponible sur place pour gérer les prêts doit aussi être cité, en particulier s'il a des compétences spécifiques dans le domaine.
Quels sont les délais pour adresser une demande de prêt? Il est naturellement recommandé de solliciter l'institution le plus tôt possible pour que la procédure puisse avoir lieu sans précipitation. Par rapport au processus de
mise en exposition, le moment de sélectionner les objets et œuvres à exposer est variable selon les équipes et les méthodologies propres à chaque institution. Il faut cependant planifier les demandes de prêt et tenir compte des éventuelles adaptations du lieu ou du mobilier d'exposition requises pour obtenir les collections souhaitées.
