L'inventaire des objets d'un musée, également appelé catalogue, constitue un outil indispensable pour la gestion de la collection mais aussi pour valoriser cette dernière scientifiquement et didactiquement. Qu'il s'agisse d'un système manuel (fiches papier) ou d'un système informatisé, il constitue le premier niveau de la documentation scientifique car il contient des données relatives à l'identification et à la description de l'objet ainsi qu'à son contexte de création ou d'utilisation. Chaque objet qui entre dans la collection reçoit un numéro d'inventaire unique. Ce numéro, qui doit constamment accompagner l'objet grâce au
marquage, permet de faire le lien avec l'information rassemblée à propos de la pièce. L'inventaire rassemble les données associées à l'objet, soit directement sur la fiche, soit en renvoyant au dossier de l'objet, par l'intermédiaire du numéro d'inventaire. Il doit permettre d'effectuer des recherches au sein de la collection, tant pour le personnel du musée que pour les personnes extérieures. Les informations qu'il contient peuvent être étoffées régulièrement, en fonction des recherches effectuées et pour améliorer la connaissance des collections.
En matière de conservation préventive, l'inventaire des collections donne une estimation, la plus précise possible, du nombre et de la nature des biens rassemblés au sein de l'institution, tant dans l'exposition que dans les réserves. Il peut en outre se révéler un auxiliaire précieux si l'on y enregistre l'état sanitaire des objets ainsi que, éventuellement, les échéances de surveillance, d'entretien ou de restauration. Une appréciation de l'état de conservation de l'objet doit se trouver obligatoirement sur la
fiche minimale, accompagnée de la date pour permettre de contrôler l'évolution de l'état de l'objet. Cette mention ne remplace pas, toutefois, un véritable
constat d'état qu'il peut être utile de dresser également.
