Une des premières tâches qui incombent au musée auprès duquel un prêt est sollicité consiste à vérifier la disponibilité de l'objet aux dates demandées. Si c'est le cas, il faut ensuite le localiser et consulter, mettre à jour ou réaliser un
constat d'état de l'objet, pour statuer sur la possibilité ou non de le laisser voyager. Les exigences en matière de conservation préventive et les précautions à prendre pour chaque œuvre sont théoriquement fixées durant l'examen de l'état de l’œuvre, qui nécessite une connaissance de l'ensemble des matériaux qui la composent. Des conditions supplémentaires, dépendant de la difficulté et de la durée du voyage, du lieu d'accueil et du personnel disponible sur place, ou encore de l'importance ou de la valeur de l’œuvre, peuvent être fixées par le musée prêteur. La vérification de toutes les conditions requises dans l'institution demanderesse peut être effectuée, notamment en demandant un
facility report.
Si l'objet demandé est en état de partir, s'il est disponible aux dates annoncées et si les conditions de transport et de conservation sont garanties, l'institution sollicitée peut accorder le prêt. Mais, dans certains cas, celle-ci doit encore en référer à l'autorité de tutelle dont elle dépend (commune, province...). En général, les prêts sont accordés à des institutions muséales dotés d'un personnel professionnel et répondant aux normes de conservation préventive.
Dans quelles circonstances un prêt peut-il ou doit-il être refusé? Les raisons d'un refus sont multiples : fragilité de l’œuvre ou état de conservation jugé insuffisant, craintes concernant le sérieux de l'institution demandeuse quant aux conditions souhaitées ou par rapport au discours scientifique ou technologique développé dans l'exposition. On peut dans certains cas estimer que la pièce demandée n'est pas indispensable par rapport au sujet de l'exposition. La durée de l'exposition est aussi un critère de refus, si l'objet n'est pas disponible pour une longue durée, s'il n'est pas en mesure de supporter les contraintes de l'exposition plus de x jours ou semaines, ou encore si l'on juge que les risques liés à la manipulation et au transport sont trop importants pour une exposition dont la durée paraît trop courte : le jeu en vaut-il alors la chandelle? Refuser de prêter des pièces qui font partie de l'exposition permanente et qui sont très populaires auprès du public du musée est un motif récurrent, bien que l'on puisse retourner l'argument en avançant qu'une pièce populaire doit voyager afin d'être présentée à d'autres publics, et qu'elle est une bonne « ambassadrice » du musée prêteur. Un musée en cours de rénovation ou de transformation peut mettre un terme provisoire à sa politique de prêt, afin de concentrer tous les efforts de son personnel sur le déplacement et la conservation de sa propre collection durant ces circonstances exceptionnelles. Enfin, tous les arguments liés aux conditions de transport, de réception et de manutention par le musée emprunteur peuvent être mentionnés pour justifier le refus d'un prêt, si l'on estime qu'elles n'offrent pas les garanties suffisantes pour la sécurité de l'objet, ou encore si une demande de prêt arrivée tardivement obligerait les deux institutions à travailler avec précipitation, ce qui est toujours dangereux.
Le musée emprunteur, quant à lui, doit être attentif et vérifier dès l’arrivée de l’objet et en présence du convoyeur les informations reçues du musée prêteur. En ce qui concerne l'état de conservation annoncé d'un objet sollicité, l'emprunteur doit s'assurer que le constat d'état a été rédigé par une personne compétente. En effet, si l'objet prêté arrive pour une exposition mais présente des dommages non-répertoriés dans le constat d'état, le musée emprunteur n'a plus le temps (ou les moyens) de faire procéder à une restauration. Par ailleurs, il devrait en plus prouver que ces dégradations ne sont pas survenues durant le transport, le déballage ou le montage de l'objet, et il engage dès lors sa responsabilité.
