Avant le départ de l'objet, ainsi qu'à son retour, on procède à la rédaction ou à la mise à jour du constat d'état de conservation. Pour le musée prêteur, et selon les objets concernés, c'est parfois l'occasion de relever pour la première fois l'état d'un objet, si cela n'a pas été fait lors de l'acquisition, ou c'est le moment le plus propice pour procéder à son actualisation. Il s'agit d'un document relativement court, qui fait partie du
dossier de l'objet ; il existe un
modèle de base, qui peut être adapté aux besoins de chaque institution. Le même document est utilisé au moment de l'
entrée d'un objet dans la collection du musée. Cette tâche incombe au conservateur du musée, ou encore au régisseur ou au restaurateur, si du personnel compétent est présent au sein de l'institution. L'état de l’œuvre va notamment déterminer le type d'emballage à prévoir pour le transport.
On se réfère aussi à ce document en cas de dommage. Si un objet est dégradé, au cours d'une manipulation, du transport ou de l'exposition, on peut comparer avec l'état initial, consigné dans le rapport. Celui-ci est en outre exigé par les
assureurs et les experts afin de régler le sinistre dans les meilleures conditions.