Le constat d'état est un
document qui décrit précisément l'état de conservation d'un objet à un moment donné. Il s'agit en quelque sorte de la « fiche de santé » de l'objet. Il est conseillé de dresser un constat d'état au moment de l'entrée d'un objet dans la collection du musée, pour détecter d'emblée certaines altérations ou fragilités. Enregistrer ces informations et permet de s'y référer par la suite, lors des inspections périodiques. Ce document est indispensable dans la procédure de
prêt : un constat d'état est rédigé avant le départ de l'objet et lors de son retour au musée, de manière à vérifier s'il a subit des dommages durant la manipulation, le transport ou l'exposition. Le constat d'état doit comporter une ou plusieurs photographies, qui peuvent être complétées par un dessin de l'objet sur lequel sont reportées les altérations observées.
Le constat d'état ne fait pas partie des rubriques d'inventaire mais il est conseillé d'en faire un fichier lié à la base de données. Il doit obligatoirement être daté, et idéalement signé. Un nouveau constat dressé n'annule pas les précédents ; ils doivent au contraire être tous archivés, de manière à pouvoir suivre l'évolution de l'objet. La rédaction du constat d'état exige de la part de la personne qui le dresse une bonne connaissance des matériaux, des termes spécifiques des altérations, de la rigueur et de l'expérience. En cas de doute sur l'état d'un objet, si la personne qui dresse le constat s'interroge sur la façon de détecter les altérations, il peut être utile de faire appel, même ponctuellement, à un conservateur-restaurateur.