La conservation préventive est avant tout une affaire de stratégie et de méthode. Il est impératif d'organiser et de partager le travail. Pour y parvenir, il faut cerner ce que l'on veut faire, comment le mettre en place, déterminer qui fait quoi et dans quel ordre. C'est la meilleure façon pour soutenir la motivation de toute une équipe et éviter les pertes de temps, d'énergie et d'argent.
La première chose à faire est l'état des lieux, qui passe par l'inspection des locaux et des collections. Sur base de ces premières observations, il faut poursuivre en collectant toutes les informations utiles qui peuvent être réunies : plans, photos, relevés divers, rapports antérieurs... L'objectif est de poser un diagnostic, tant sur les bâtiments que sur l'état général des collections. Ensuite, documentation et observations sont analysées. La synthèse de ces données débouche sur une interprétation des causes des dommages constatés d'une part et des risques futurs encourus par l'institution ou les collections d'autre part. L'évaluation des conditions de conservation se base souvent sur l'intuition qu'une situation n'est pas idéale ou même satisfaisante. Elle sous-entend également que l'équipe muséale a la volonté d'agir et de se donner les moyens pour apporter les améliorations nécessaires, même très progressivement.
Après ces phases préalables, on peut élaborer le plan de conservation préventive proprement dit, c'est-à-dire la liste des interventions organisées selon un ordre de priorité (mesures à prendre d'urgence, interventions ou investissements à entrevoir à moyen ou à long terme). On ne peut mettre en place des règles de prévention sans les organiser dans le temps. Toutes les actions doivent être programmées, planifiées et attribuées à des membres de l'équipe muséale qui en prennent alors la responsabilité. Ce plan doit tenir compte des ressources en terme de collections, de personnel, d'infrastructure et des finances de manière à fixer des objectifs réalistes. Mener à bien ces actions dans le temps implique parallèlement d'informer et de motiver l'ensemble de l'équipe. Les instructions doivent être claires et chacun doit être encouragé à participer.
Ce plan d'action doit être mis à exécution. Il nécessite souvent un minimum d'équipement et d'investissement : structures de stockage, appareils de contrôle climatique et de manutention, matériaux d'emballage et de mise en réserve, vitrines sécurisées, mobilier adapté... Toutefois, même si le lancement du projet demande des moyens souvent importants, cet investissement peut par la suite être étalé dans le temps, selon le plan. Il ne faut pas oublier de prévoir un budget de fonctionnement et de roulement, pour la maintenance et l'entretien.
Enfin, l'idéal est de procéder au bilan de l'opération et de vérifier l'efficacité du plan mis en œuvre. Eventuellement, c'est le moment de proposer des ajustements de la stratégie adoptée. Il faut aussi garder à l'esprit que la conservation du patrimoine n'est pas la seule mission du musée. Celui-ci doit aussi exposer, étudier, diffuser les collections et le message... et il faut en tenir compte dans l'évaluation.
