La conservation préventive, en tant que
système, implique toutes les personnes en contact direct ou indirect avec les collections ou le musée. La formation ou, du moins, l'information de tous les membres du personnel est indispensable. Toutes les personnes doivent être sensibilisées aux principes et aux gestes essentiels de la conservation préventive.
Le personnel des musées peut lui-même devenir une source de dégradation, notamment à cause de l'effet routinier de certaines tâches. Le travail quotidien et parfois répétitif voire monotone peut engendrer une insouciance qui peut se révéler destructrice : le personnel oublie la fragilité des collections et les mesures de sécurité, dont il pense parfois pouvoir se passer. L'intervention sur les collections de personnel non formé et mal informé peut également causer des dommages irréversibles. Les manipulations et le nettoyage des objets doivent être effectués uniquement par des personnes correctement informées. En cette matière, l'intuition et les bonnes intentions ne sont pas suffisantes pour pouvoir agir directement sur les collections.
La communication entre les différentes catégories de personnel et la sensibilisation des travailleurs de l'institution peuvent prendre des formes variées. Présenter le plan de conservation préventive d'une part et la planification des tâches y afférant d'autre part est indispensable pour obtenir l'adhésion de l'ensemble de l'équipe au projet. Donner des conseils ou des consignes par écrit, rappeler régulièrement les principes fondamentaux et les gestes adéquats sont également des bonnes pratiques. L’utilisation de
documents et formulaires établis ou adaptés par l’équipe muséale pour gérer et répartir les tâches liées au
plan de conservation préventive est également bénéfique pour la communication entre collaborateurs. Il serait aussi souhaitable d'encourager le personnel à suivre des formations, de courte ou de longue durée, et à lire des manuels, articles et autres publications sur le sujet.
