La demande de prêt, les premiers contacts entre institutions et la proposition de contrat sont les étapes préalables à tout prêt. A partir de celles-ci, un dossier de prêt est idéalement constitué. Celui-ci contient un formulaire de renseignements sur l'institution et l'exposition temporaire qu'elle prépare, le
facility report, le constat d'état, le formulaire d’assurance avec la mention des valeurs pour les objets demandés. Par ailleurs, la préparation des pièces et la réflexion sur la meilleure façon de les emballer, de les manipuler et de les transporter s'engagent.
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